Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Holistique SI inc. (Holistique SI, HSI, Holistic IS, HIS, nous, nos, notre) est une entreprise incorporée au Québec.

1. Introduction

1.1 Objectif de la politique

Cette politique vise à encadrer les pratiques de collecte, d’utilisation et de protection des renseignements personnels. Elle établit les lignes directrices pour la protection des renseignements personnels dans le domaine de la sécurité de l’information au sein de Holistique SI et assure une approche cohérente.

1.2 Champ d’application

Cette politique s’applique à l’ensemble des employés, contractuels, candidats, partenaires de notre organisation, clients et utilisateurs. Il y a notamment :

Le personnel permanent et temporaire
Les consultants externes
Les prestataires de services
Les candidats
Les clients
Les visiteurs de nos sites web

Cette politique s’applique à l’ensemble de nos sites web et de nos services.

1.3 Autres politiques

Politique des témoins

2. Rôles et responsabilités

2.1 Responsable de la protection des renseignements personnels (PRP) — Délégué à la protection des données (DPD ou DPO — Data Protection Officer)

La personne désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels est :

Alan BELLEC, fondateur et CEO de Holistique SI

Elle est responsable de veiller au respect et à la mise en œuvre des obligations relatives à la protection des renseignements personnels.

2.2 Personnel, consultant externe

Comprendre, respecter et appliquer la politique
Participer aux formations requises
Signaler les incidents ou les violations

2.3 Autres personnes

Comprendre et respecter la politique
Signaler les incidents ou les violations

3. Cadre réglementaire

Cette politique est une sous-politique de notre politique de sécurité de l’information.

Cette politique respecte les lois et les règlements suivants :

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec, P-39.1
Règlement général sur la protection des données (RGPD — GDPR) de l’Union européenne

4. Activité avec vos données

4.1 Collecte des renseignements personnels

Nous collectons les renseignements personnels suivants :

Prénom
Nom
Adresse électronique
Numéro de téléphone/télécopieur
Adresse IP

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l’interactivité établie entre vous et nous à travers tous médias ou moyens technologiques de communications.

Exemples de moyens de collecte de vos informations personnelles, formulaires et interactivité :

Vos renseignements personnels sont collectés au moyen de formulaires, à savoir :

Formulaire d’inscription
Formulaire de commande
Formulaire de candidature

Vos renseignements sont collectés au moyen de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et nous, de la façon suivante :

Correspondance courriel
Correspondance téléphonique
Correspondance par messagerie électronique d’autres sites
Connexion à l’un de nos sites web

Nous utilisons également, comme indiqué dans la section 4.7, des fichiers témoins et/ou journaux pour réunir des informations vous concernant.

4.2 Utilisation et traitement des données

Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour les finalités spécifiques suivantes :

Gestion des ressources humaines : Les renseignements personnels des employés et des candidats sont traités pour la gestion du personnel, l’administration de la paie, l’évaluation des compétences, la formation et le développement professionnel, ainsi que pour répondre à nos obligations légales en matière d’emploi.
Analyses statistiques : Nous pouvons utiliser vos données de manière agrégée et anonymisée à des fins d’analyses statistiques internes pour améliorer nos services, comprendre les tendances d’utilisation et optimiser notre offre. Ces analyses ne permettent pas d’identifier les personnes concernées.
Communications marketing : Avec votre consentement explicite, nous utilisons vos coordonnées pour vous envoyer notre infolettre périodique, des informations sur nos produits et nos services, ainsi que des offres promotionnelles susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant le lien de désabonnement présent dans chaque communication ou en contactant notre PRP – DPO.
Service à la clientèle : Nous utilisons vos coordonnées pour répondre à vos demandes d’information, assurer le suivi de vos commandes, résoudre d’éventuels problèmes et maintenir la relation avec notre clientèle.

Nous nous engageons à ne pas utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si nous obtenons votre consentement ou si la loi nous y autorise ou nous y oblige.

Avec qui partageons-nous vos données

Nous partageons vos renseignements personnels uniquement dans les cas strictement encadrés par la loi et selon les finalités précisées lors de leur collecte. Les catégories de destinataires sont les suivantes :

Prestataires de services et partenaires : à des fins de fonctionnement ;
Obligations légales et autorités publiques ;
Transactions commerciales : en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’actifs, vos données pourront être transférées à l’entité repreneuse, sous réserve d’une évaluation des impacts sur la vie privée et d’un accord de confidentialité.

4.5 Où vos données sont envoyées et conservées

Les commentaires des visiteurs peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.

Les coordonnées de communication peuvent être notamment envoyées à un fournisseur tiers permettant :

L’envoi des courriels de masse ;
La gestion de votre cycle de vie en tant que client ;
La gestion de votre cycle de vie en tant que candidat.

Les données de connexions à nos sites web peuvent être vérifiées et analysées par des services automatisés.

En cas de transfert hors Québec, Canada ou de l’UE, nos partenaires et fournisseurs garantissent :

Une protection équivalente ;
Une évaluation préalable des risques.

Pour plus d’infos sur les tierces parties que nous utilisons :

4.6 Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Ceci permet de reconnaître et d’approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.

Pour les utilisateurs qui s’enregistrent sur notre site (si cela est possible), nous conservons également les données personnelles indiquées dans leur profil. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur nom d’utilisateur). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

La conservation des données est réalisée selon un calendrier de conservation de durée maximale. Voici un extrait sur les données personnelles :

Données personnelles	Durée
Données liées à un contrat	7 ans
Données non liées	2 ans

4.7 Témoins

Si vous laissez un commentaire sur notre site, il vous sera proposé d’enregistrer votre nom, votre adresse courriel et votre site web dans des témoins. C’est uniquement pour vous simplifier la vie afin de ne pas avoir à saisir ces informations si vous laissez un autre commentaire plus tard. Ces témoins expirent au bout d’un an.

Si vous vous rendez sur la page de connexion, un témoin temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les témoins. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de témoins pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un témoin de connexion est de deux jours, celle d’un témoin d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre témoin de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le témoin de connexion sera effacé.

En modifiant ou en publiant un article, un témoin supplémentaire sera enregistré dans votre navigateur. Ce témoin ne comprend aucune donnée personnelle. Il indique simplement l’identifiant de l’article que vous venez de modifier. Il expire au bout d’une journée.

Ce site web utilise la Privacy Suite for WordPress de Complianz pour collecter et enregistrer le consentement basé sur le navigateur et l’appareil. Pour cette fonctionnalité, votre adresse IP est anonymisée et stockée dans notre base de données. Ce service ne traite aucune information permettant d’identifier une personne et ne partage aucune donnée avec le prestataire de services. Pour plus d’informations, consultez la Déclaration de confidentialité de Complianz.

Pour plus d’informations sur les tiers partis que nous utilisons, consultez la page suivante : Politique de témoins

4.8 Média

Si vous partagez des fichiers média, tel que des images, des photos ou des vidéos sur le site web, par courriel ou toute autre méthode avec nous, nous vous demandons de supprimer les métadonnées, EXIF, tels que les coordonnées GPS.

Nous ne pourrons être tenus responsables si les utilisateurs de nos sites web ou d’un site tiers (exemple : LinkedIn), où nous aurions une republication, récupèrent ces informations.

4.9 Contenu imbriqué d’autres sites web

Les articles et nos sites peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, des images, des articles, etc.). Le contenu intégré à partir d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient recueillir des données sur vous, utiliser des témoins, installer des outils de suivi de tiers partie ou suivre vos interactions avec ces contenus intégrés si vous disposez d’un compte et êtes connecté à leur site web.

5. Conformité et contrôle

5.1 Mesures de sécurité

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans des environnements sécurisés. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :

Protocole TSL
Gestion des accès — personne autorisée
Gestion des accès – personne concernée
Logiciel de surveillance du réseau
Sauvegarde informatique
Identifiant / mot de passe / Passwordless / reconnaissance biométrique
Pare-feu
Nous sélectionnons nos fournisseurs selon des critères de sécurité

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité totale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

Nous réévaluons périodiquement nos mesures de sécurité et disposons d’indicateurs.

5.2 Quels sont vos droits sur vos données ?

Si vous avez un compte ou si vous avez laissé des commentaires sur l’un de nos sites, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Ceci ne prend pas en compte les données conservées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.

Droit d’opposition et de retrait

Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.

Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.

Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :

Courriel : [email protected]

Droit d’accès

Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, de modifier, voire de radier les informations les concernant.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :

Courriel : [email protected]

5.3 Déclaration d’un incident

Si vous constatez ou que vous soupçonnez qu’un incident de sécurité a eu lieu sur des données personnelles et que nous pouvons être responsable, merci d’en informer notre PRP-DPO à l’adresse courriel suivante : [email protected]

6. Révision et mise à jour

Date	Modification	Impact utilisateur	Version	Prochaine révision
27/02/2025	Création, révision	Entrée en vigueur	1	27/02/2027